COMMUNIQUÉ DE PRESSE - 12 décembre 2011

ALLIANCE HEALTHCARE France choisit DATA SYSCOM pour la dématérialisation de ses factures

Spécialiste des solutions de gestion documentaire au service des entreprises et des administrations depuis trente ans, DATA SYSCOM a plus récemment investi dans la mise en place de solutions de dématérialisation. Dernièrement, l'éditeur a franchi de nouvelles étapes qui le confortent dans le marché de la dématérialisation sortante en France. Signature de partenariats de renom (Streamserve OpenText, Digiposte) et déploiement de nouvelles références, en font partie. Illustration avec une de ses dernières installations chez Alliance Healthcare France.

Alliance Healthcare France est un des leaders de la répartition pharmaceutique et de la distribution de produits de santé et de beauté sur notre territoire avec près de 14.000 pharmacies clientes. Tous les 10 jours, celles-ci reçoivent des factures qui étaient jusqu'alors imprimées au siège social de Gennevilliers sur des imprimantes industrielles puis acheminées vers les 55 établissements de répartition de l'entreprise. Celles-ci les distribuaient ensuite à leurs clients finaux. Au total, 6 millions de pages imprimées par an, occupant deux personnes à temps plein.

« Notre métier n'est pas de faire de la reprographie ! » explique Youcef Mira, Responsable Service Desk - Alliance Healthcare France. « Afin d'améliorer le service à nos clients et dans un souci d'optimisation budgétaire, nous avons réfléchi avec l'aide de DATA SYSCOM à une solution de dématérialisation des factures. En effet, cet éditeur connaît notre environnement métier depuis 7 ans, puisqu'il avait installé la solution de gestion documentaire pour l'impression de nos factures ».

Le nouveau projet a donc consisté à mettre à disposition des 55 agences les factures de leurs clients via un portail Intranet. Désormais, celles-ci les impriment et les distribuent directement.

Ainsi, après deux mois de réflexion et de réunions en amont pour définir précisément les besoins et l'architecture de la solution, il n'aura fallu que 15 jours à un consultant DATA SYSCOM pour s'interfacer avec l'ERP de son client et proposer un portail de mise à disposition des documents via ScopMaster. Cette immersion au sein du data center de Deols (36), lui a permis de discuter avec les équipes techniques, d'indexer les données, de modifier les formats, etc. Une première version de test a pu être délivrée au bout d'un mois. Après quelques ajustements, le déploiement à l'échelle des agences a été réalisé 10 jours plus tard. « Grâce à l'expertise de DATA SYSCOM, nous n'avons effectué aucun changement sur notre propre système. C'est lui qui s'est entièrement adapté à notre ERP ».

Autre avantage mesurable : un retour sur investissement rapide. « Même en incluant la location de la solution ScopMaster, l'opération est rentable dès la première année ! Economie sur la location des imprimantes industrielles, réduction des coûts à la page, etc. Au total nous avons déjà diminué de 70% les impressions totales, sans parler des bénéfices périphériques associés » évalue Youcef Mira.

Fort de cette première expérience de la dématérialisation sortante, Alliance Healthcare France envisage à terme d'aller plus loin« ScopMaster est un outil puissant et qui reste simple d'utilisation. Aussi, nous imaginons déjà offrir la possibilité pour nos clients de consulter et imprimer directement leurs factures en ligne s'ils le souhaitent, ou encore de dématérialiser d'autres documents au sein de l'entreprise (bulletins de paie...) ».

Des résultats qui confirment d'ailleurs ceux de l'étude de Markess International (nov.11), à laquelle DATA SYSCOM a apporté sa contribution. On y apprend que si les gains identifiés ou attendus avec la dématérialisation des documents sortants sont prioritairement une réduction des coûts (81% des sondés), le gain de temps intervient également dans 71% des cas, l'amélioration de la traçabilité des documents pour 60% et celle de l'image de l'entreprise pour 50%. Cette même étude conclut à un marché de la dématérialisation favorisé par le contexte économique actuel (croissance attendue de +14% entre 2011 et 2013) et en pleine structuration. Dans ce cadre, DATA SYSCOM entend bien s'imposer comme un des experts en France.